F.  Betalingsafspraken (tussen scholingsaanbieder en student)

De SKB vindt het van belang dat er een duidelijke betalingsregeling is. Hierbij gaat het ook om de vraag wat in geval van een annulering redelijk is naar beide partijen toe: scholings-aanbieder en scholingsdeelnemer. De SKB wil, samen met scholingsaanbieders, tot evenwichtige betalings- en coulance-afspraken komen. Dit op basis van de volgende aspecten:

A) Betalingsafspraken

  1) aanmelding / inschrijving
  2) annuleringskosten
  3) inschrijfgeld en annulering
  4) verplaatsing of vervanging
  5) annulering of verplaatsing schriftelijk indienen
  6) gebruik maken van coulance-regeling
  7) aanmeldingsformulier met betalingsregeling
  8) betaling in termijnen

B)  Coulance-regeling

Hierna worden deze punten verder uitgewerkt.

A) Voorbeeld Betalingsafspraken

1)  betaling van inschrijfgeld (b.v. maximaal 10% van de scholingsdeelname-kosten); inschrijving voor deelname geschiedt na ontvangst van het aanmeldingsformulier (punt 7) en het inschrijfgeld;

2)  annuleringskosten: b.v. tot 30 dagen voor aanvang 0%; tussen 30 en 14 dagen voor aanvang 50%; vanaf 14 dagen voor aanvang 100% van de scholingsdeelname-kosten;

3) in alle gevallen van annulering wordt het inschrijfgeld niet terugbetaald;

4)  de mogelijkheid om, bij annulering, deelname aan de scholing te verplaatsen naar een ander moment, of iemand anders in die plaats deel te laten nemen, waarbij eventueel ‘verplaatsingskosten’ in rekening kunnen worden gebracht;

5) annulering, of verplaatsing van deelname, dient schriftelijk of per email te gebeuren, waarbij de datum van ontvangst door de scholingsaanbieder de annuleringsdatum is;

6) de mogelijkheid om, indien een annulering vanaf 30 dagen voor aanvang plaatsvindt, gebruik te maken van een coulance-regeling;

7) inschrijving voor scholingsdeelname geschiedt via een ‘aanmeldingsformulier’, waarop de betalingsregeling staat, en welke door de scholingsdeelnemer, onder vermelding van naam, adresgegevens, telefoon/email, plaats en datum, ondertekend wordt toegezonden aan scholingsaanbieder; bij korte scholingen kan betaling van het volledige deelnamebedrag ook als aanmelding en deelname dienen; wijzigingen in adresgegevens, telefoon/email dienen aan het secretariaat doorgegeven te worden;

8) de mogelijkheid om, bij grotere bedragen, b.v. in maandelijkse termijnen te betalen, of een korting te ontvangen bij betaling van het volledige bedrag in een keer;

 B) Voorbeeld  Coulance-regeling

Iedere opleiding, bij- of nascholing, krijgt zo nu en dan te maken met belangstellenden die hiervoor inschrijven maar, bij nader inzien, toch besluiten om niet deel te nemen. Soms is er ook al voor betaald en vraagt de inschrijver haar of zijn geld terug. De SKB vindt ‘goede informatie vooraf’ en de mogelijkheid van een ‘coulance-regeling’ van belang.

Informatie vooraf
De eerste stap is het geven van duidelijke informatie over de scholing. Bij een korte scholing volstaat doorgaans een aankondiging (met informatie over het doel en de opzet van de scholing, degene die de scholing geeft, tijden en locatie, kosten, betalingsregeling, adresgegevens, of de scholing gecertificeerd is). Dit kan bijvoorbeeld via een folder of een website.
Bij langere scholingen is het, naast een prospectus, ook van belang om (bijvoorbeeld via een open dag) kennis te maken met de docenten, hun aanpak en de locatie. Een persoonlijk gesprek met de opleider(s), voor degenen die aan de scholing willen deelnemen, is eveneens van belang. Op deze manier krijgt de deelnemer een zo goed mogelijk beeld van de scholing waar men zich voor wil inschrijven.

Coulance-regeling
Deze regeling is van toepassing in situaties waarin deelnemers een begrijpelijke reden hebben voor het niet-deelnemen aan de scholing waarvoor men zich heeft ingeschreven, en hier pas melding van doen nadat de termijn van kosteloze annulering verstreken is. Dit zou onder meer betrekking kunnen hebben op ziekte, een ongeluk, overlijden van een naaste, ontslag.

Ook kan het gebeuren dat men aan de eerste scholingsbijeenkomst deelneemt en men zich helemaal niet op haar of zijn plek voelt, of wellicht na 2 of 3 scholingsbijeenkomsten (vooral bij langere trajecten) dit gevoel blijft houden. Op basis van betaling van de scholings-bijeenkomsten waaraan men deelgenomen heeft, plus b.v. 10% van het nog te betalen, of reeds betaalde,  deelnamegeld kan men van de verdere betalingsverplichting ontheven worden.

In alle gevallen van annulering zal het inschrijfgeld niet terugbetaald worden.

Met deze coulance-benadering als uitgangspunt kan men ook bij beëindiging op een later moment, mits iemand om begrijpelijke redenen stopt of moet stoppen, tot een afwikkeling komen die voor alle betrokken partijen aanvaardbaar is of goed voelt.

Wie aanspraak wil maken op de coulance-regeling dient dit schriftelijk of per email te doen en aan te geven op basis waarvan men niet deelneemt of de deelname wil stoppen. (Bij stopzetting van deelname kan een gesprek hierover een mogelijkheid zijn.)

Wie geen aanspraak op de coulance-regeling maakt, of wil maken, blijft een volledige betalingsverplichting houden.

__________________________________
© Stichting Keurmerk Beroepsscholingen